時間の使い方を「可視化」して、生産性を向上させる方法

最近あれやこれやとやりたいことが多くって、「時間が足りない！」と危機感を覚えるようになりました。そんな時は必ず時間の使い方を見直して、生産性を向上しストレスなく過ごせるようにしています。

まわりの人に聞いても自分と同じやり方をやっている人は意外と少なかったので、ここでその内容をまとめてみようと思います。

目次

まず、何にどれだけ時間をかけているかを可視化する

1番初めに手をつけるのはこれです。

理想は1か月間くらいの時間の使い方データを可視化するとよいのですが、最悪1週間とか昨日1日とかでもいいと思います。

試しに、ぼくのある1日の時間の使い方を可視化してみます。

9:00～11:00　新規スカウトメール作成(4本)
11:00～12:00　既存原稿修正(4本)
12:00～13:00　お昼休憩
13:00～15:00　新規原稿作成(1本)
15:00～15:30　新規スカウトメール作成(1本)
15:30～16:00　隙間時間でメールチェック
16:00～17:00　MTG
17:00～18:00　効果改善に向けた分析＆原稿ブラッシュアップ案作成

こんな感じで、自分が何にどれだけ時間をかけたかをメモして可視化します。

それぞれにかけている時間が適正かを判断する

可視化できたら、同じ仕事をしているメンバーの中でもトップクラスに生産性も質も高い方に、「何にどれだけの時間をかけているのか」をヒアリングします。

聞く相手はあくまで「トップクラス」の方に限定します。そうでなければ、「あぁみんな意外と時間かかってるのね」という結論になってしまうことも多いので、より高いレベルを目指すべくそうします。

その結果、自分のかけた時間よりも圧倒的に早い時間で作業が完了している部分があるはずです。そこに生産性向上できる伸びしろがあります。

トッププレイヤーの具体的なやり方を聞いてマネする

改善するべきポイントが分かれば、そこについて具体的にやり方を聞いていきます。

生産性の高い人は必ずといっていいほど工夫と改善を繰り返してきているので、具体的ですぐにマネできるアドバイスをくれることが多いです。

ヒアリング後はそれをまずはひたすらマネします。トッププレイヤーと同じことができれば、理屈上は同じ時間で作業が完了するはずです。

また、違うトッププレイヤーにヒアリングできれば、さらに違うやり方を教えてくれるかもしれません。それもマネすることで、2人のノウハウをまぜた独自のやり方が生まれることでしょう。そこまでできれば、誰よりも生産性高く作業を行える可能性も出てきます。

自身でやり方を考えたり創造したりする必要はここまで全くありません。

最後は、自分なりの工夫を追加してみる

いろんなトッププレイヤーのやり方をマネした結果、独自の高い生産性を実現できるようになったとします。

正直ここまででも十分生産性は向上できますが、もし可能であればそこにさらに自分なりのやり方を1つ2つ入れてみることをオススメします。

他人のマネをする中で、「もっとこうしてみたらいいかも」と気づくことがいくつかあるはずです。それを実験してみて、よりよいものがあればすぐに取り入れる。そうすることでその作業においては誰よりも生産性高く仕事ができるようになるでしょう。

まとめ

「仕事が早い人」って、自分で何もかも工夫しまくっているように見えますが、実はいい人のマネをしまくるだけで結果独自的な仕事の進め方が身につけられるようになります。

「できる人のマネをすればできるようになるのは当たり前だ」と思う方も多いとは思いますが、時間の使い方を可視化しどこから手をつけるかを考えられている人は意外と少ないのです。

時間の使い方を改善したいと思っている方は、まず自分が何にどれだけ時間をかけているかを書きだしてみてください。そこからがスタートです。